Le Ministère en charge de la fonction publique, comme d’autres, génère de nombreux documents administratifs constituant une richesse informationnelle qui se doit d’être collectée, classée, traitée, archivée et mise en ligne dans l’optique d’une diffusion efficiente, permanente et durable. Ces informations produites et gérées doivent s’inscrire dans des formats modernes de traitement technique qui facilitent l’accès et la fluidité pour répondre à des objectifs de conservation dans le respect des contraintes règlementaires et probatoires permettant de :
- disposer d’une plateforme de numérisation ainsi que le matériel informatique nécessaire, d’une part au stockage des fichiers numérisés, et d’autre part à leur exploitation;
- scanner les documents;
- traiter les documents scannés par OCR;
- indexer les documents numérisés par des métadonnées;
- partager des documents numérisés.
Après la réalisation de l’étude de faisabilité d'un système de gestion électronique de documents, le Ministère se propose d’acquérir cet outil.
La dématérialisation des documents à l'aide d'un outil collaboratif de gestion documentaire fait aujourd'hui partie de tout plan de management de l’administration qui vise rentabilité et efficacité. Cette nouvelle stratégie continue jour après jour de démontrer sa capacité à jouer un rôle positif et déterminant en matière de traitement des documents et de gestion des données. La dimension écoresponsable va prendre progressivement de l'ampleur avec l’implémentation de ce SGED au sein de notre administration.